PGE vai digitalizar 100% do seu acervo a custo zero

Centenas de milhares de documentos que contam a história de meio século da Procuradoria-Geral do Estado do Piauí estão sendo digitalizados. E o melhor, a um custo zero para o erário público. Trata-se do projeto "PGE Digital", que está sendo implantado no órgão e que vai proporcionar uma melhoria na estrutura funcional e de pesquisa, tanto para os servidores quanto para o cidadão piauiense. Será a memória viva da Procuradoria.

O projeto tem como metas a melhoria da eficiência, otimização do tempo e redução de custos. A intenção é chegar a 100% de digitalização dos processos pré-SEI, que é o Sistema Eletrônico de Informações, implantado no serviço público piauiense no final de 2019. Na verdade, a PGE/PI já havia iniciado a transição de processos físicos para digitais naquele mesmo ano, porém apenas na PLC, que é a Procuradoria de Licitações e Contratos.  

“Esse trabalho já existe de fato desde 2019, pelo menos, com a digitalização de quase 19 mil pareceres das licitações, setor de onde eu era o chefe. Mas, agora, estamos implantando para toda a PGE/PI e assim, também, trabalharmos dentro do projeto do governador Rafael Fonteles, de transformar o Piauí no estado mais digital da Federação, bem como ter o Governo sem Papel”, destacou Victor Lima, Procurador-Geral adjunto para Assuntos Administrativos.

Pelo menos 12 funcionários da PGE, entre efetivos e terceirizados, foram capacitados para o trabalho, que iniciou pelas fichas funcionais. Posteriormente, essas pessoas serão multiplicadoras das orientações em seus respectivos setores. “Simplificamos ao máximo esse processo de digitalização com o uso de scanners de última geração, com poucos cliques já se cadastra o documento que é sincronizado, automaticamente, com a nuvem do sistema”, explicou Cláudio Luz, gerente de RH da PGE/PI.

Todas as salas do órgão, ainda, contêm algum armário ou gaveteiro com documentos. Porém, o trabalho se concentrará mais em quatro salas, onde estão guardados milhares de pareceres e processos que contam a história de 50 anos da PGE/PI. “E tudo isso, precisa ser preservado. O documento físico pode ser perdido, rasurado ou de acontecer algum imprevisto e ele se destruir. E ele na nuvem não corre esse risco, avaliou Érica Raquel, coordenadora da Biblioteca da PGE/PI.

Além da agilidade na tramitação de processos, evitando os deslocamentos e a entrega física dos documentos, o projeto pretende promover uma maior melhoria no ambiente de trabalho. “A intenção, ainda, é liberar mais espaços físicos, para realocar o quadro de pessoal da PGE/PI já visando o processo de reforma e construção da nova sede”, afirmou Nuno Bernardes, diretor-geral do órgão.

Apesar do “PGE Digital" trabalhar na mesma diretriz de transformar o Governo em um estado totalmente digitalizado, ele é criativo e diferenciado. Isso por que é feito com a ajuda dos próprios servidores, com material e equipamentos do próprio órgão. “É algo que não tem custos extras ao Estado e que pode ser implementado em outros órgãos do Governo”, pontuou Pierot júnior,  Procurador-Geral do Estado do Piauí.

A conclusão do “PGE Digital” deverá demorar de um a um ano e meio e  vai dar mais celeridade às tramitações de processos do Executivo e promover a entrega aos cidadãos de serviços públicos de forma digital, evitando deslocamentos e racionalizando o uso dos recursos.